Danh sách việc cần làm của gia đình nên dùng giấy hay ứng dụng tuỳ vào ai trong nhà cần nhìn thấy nó. Bảng giấy hoặc bảng trắng treo ở chỗ chung hợp với nhà có trẻ nhỏ, ông bà, và những việc lặp lại hằng tuần, vì ai đi qua cũng thấy. Ứng dụng danh sách dùng chung hợp với người lớn bận rộn, việc phát sinh lúc đang ở ngoài, và lịch đưa đón thay đổi liên tục. Nhiều nhà dùng cả hai: bảng cho việc nhà cố định, ứng dụng cho việc vặt và lịch hẹn.
Vì sao gia đình cần một danh sách chung
Trong nhiều nhà, danh sách việc cần làm nằm trong đầu một người, thường là người lo việc nhà nhiều nhất. Người đó nhớ hôm nào đóng tiền học, hộp sữa sắp hết, cái vòi rỉ nước cần gọi thợ, sinh nhật bà ngoại tuần sau. Gánh nặng phải nhớ ấy mệt không kém việc làm thật, và người khác không thấy.
Đưa danh sách ra khỏi đầu một người để vào chỗ cả nhà cùng thấy là bước đầu để chia việc. Không thể nhận việc mà mình không biết là có. Câu "sao không nhờ anh" thường có câu đáp "nhờ thì phải nhớ ra để nhờ, mệt hơn tự làm".
So sánh giấy và ứng dụng
| Tiêu chí | Bảng giấy, bảng trắng | Ứng dụng dùng chung |
|---|---|---|
| Ai dùng được | Mọi người, kể cả trẻ chưa biết chữ (dùng hình, màu) và ông bà | Người có điện thoại và quen dùng |
| Nhìn thấy | Thấy mỗi ngày khi đi qua, không cần mở | Chỉ thấy khi mở ra hoặc khi có thông báo |
| Cập nhật lúc ở ngoài | Không được | Được, ghi ngay khi nhớ ra |
| Nhắc giờ | Không tự nhắc | Có báo nhắc theo giờ, theo ngày |
| Việc lặp lại | Phải viết lại hoặc dùng bảng cố định | Tự lặp theo tuần, theo tháng |
| Cảm giác hoàn thành | Gạch, lật thẻ, chuyển nam châm, trẻ rất thích | Bấm một nút, ít "đã tay" hơn |
| Dễ bị bỏ quên | Khi treo chỗ khuất | Khi quá nhiều thông báo, ai cũng tắt |
Bảng giấy: làm thế nào cho dùng được lâu
Chọn chỗ treo
Chỗ tốt nhất là nơi cả nhà đi qua nhiều lần mỗi ngày: cánh tủ lạnh, tường cạnh bàn ăn, gần cửa ra vào. Treo trong phòng ngủ hay góc hành lang khuất là bảng sẽ bị quên sau hai tuần.
Chia bảng thành cột
Cách chia đơn giản và hiệu quả là ba cột: Cần làm, Đang làm, Xong. Mỗi việc là một mảnh giấy dán hoặc một nam châm, chuyển dần từ trái sang phải. Cách này mượn từ "kanban", một hệ thống quản lý sản xuất do Taiichi Ohno phát triển ở hãng Toyota (Nhật Bản) vào giữa thế kỷ 20. Về sau, Jim Benson và Tonianne DeMaria Barry viết cuốn Personal Kanban (2011) áp dụng cho việc cá nhân và gia đình. Đây là một công cụ, không phải công thức bắt buộc.
Nhà có trẻ chưa biết chữ có thể dùng nam châm màu hoặc thẻ vẽ hình: hình đôi giày là xếp dép, hình cái cốc là dọn bàn. Mỗi người một màu nam châm để biết việc nào của ai, nhưng không dùng bảng để đếm xem ai làm được nhiều hơn.
Phần cố định và phần thay đổi
Tách hai phần trên bảng: phần việc cố định hằng tuần (đổ rác thứ Hai, Năm; giặt ga gối Chủ nhật; tưới cây hằng ngày) viết một lần dùng mãi; phần việc phát sinh trong tuần (mua bóng đèn, gọi thợ sửa vòi, ký giấy cho con) viết thêm khi có.
Ứng dụng: chọn và dùng sao cho cả nhà theo
Có rất nhiều ứng dụng danh sách, lịch, ghi chú cho phép chia sẻ giữa nhiều người. Không cần chọn loại nhiều tính năng nhất. Vài tiêu chí đáng để ý:
- Ai cũng cài được: chạy trên điện thoại của mọi người lớn trong nhà, không bắt ai đổi máy.
- Chia sẻ dễ: một người thêm việc, người khác thấy ngay.
- Có việc lặp lại: để không phải gõ lại việc định kỳ.
- Giao việc cho từng người: biết rõ việc nào của ai.
- Không quá nhiều thông báo: nhắc vừa đủ, không để mọi người phải tắt hết.
Nhiều gia đình thấy chỉ cần hai danh sách chung: một danh sách mua sắm (ai đi qua chợ, siêu thị thì mở ra mua) và một danh sách việc vặt. Lịch chung của gia đình cho các mốc như họp phụ huynh, tiêm phòng, sinh nhật, đưa đón. Thêm nữa thường thành rối.
Những lỗi khiến danh sách bị bỏ
- Quá dài: danh sách sáu mươi việc khiến ai nhìn cũng nản. Việc nào để quá một tháng mà không ai làm, hãy hỏi: có thật cần làm không? Nếu cần, chia nhỏ ra.
- Việc mơ hồ: "dọn kho" không ai bắt đầu. "Gom chai lọ thuỷ tinh trong kho vào một thùng" thì làm được.
- Chỉ một người cập nhật: danh sách lại trở về đầu một người, chỉ là chuyển sang điện thoại.
- Dùng làm công cụ kiểm tra: danh sách để nhắc nhau, không phải để chỉ ra ai lười. Một khi bảng thành chỗ bắt lỗi, mọi người sẽ né nó.
- Không ai xem lại: cần một lúc cố định trong tuần để cả nhà nhìn qua.
Họp nhanh cuối tuần quanh danh sách
Bruce Feiler, trong cuốn The Secrets of Happy Families (2013), kể về những gia đình mượn cách họp ngắn hằng tuần từ phương pháp làm việc "agile" trong ngành phần mềm, với ba câu hỏi: tuần này nhà mình làm tốt điều gì, điều gì chưa ổn, tuần tới mình thử thay đổi gì. Danh sách việc là chỗ tự nhiên để bắt đầu buổi họp ấy.
Mười lăm phút sáng Chủ nhật, cả nhà nhìn bảng hoặc mở ứng dụng: việc nào xong rồi gạch đi, việc nào còn thì ai nhận, việc nào bỏ. Tuần nào cũng làm thì danh sách luôn gọn và đúng.
Gợi ý theo kiểu gia đình
| Kiểu gia đình | Gợi ý |
|---|---|
| Vợ chồng trẻ, chưa có con | Một ứng dụng danh sách chung cho mua sắm và việc vặt là đủ |
| Có con nhỏ dưới 7 tuổi | Bảng nam châm hình ảnh cho việc của con; ứng dụng cho việc của bố mẹ |
| Có con tuổi đi học | Bảng kanban ba cột ở bếp; lịch chung cho lịch học, họp phụ huynh |
| Ba thế hệ | Bảng giấy chữ to ở chỗ ông bà hay ngồi; con cháu tự cập nhật lên bảng thay vì chỉ ghi trong điện thoại |
| Bố mẹ làm ca, lịch thay đổi | Lịch chung trên điện thoại là chính, bảng giấy cho việc cố định |
Góc nhìn hôm nay
Tối nay, mỗi người viết ra năm việc mình đang phải nhớ cho cả nhà. Gom lại, sẽ thấy ngay ai đang giữ nhiều việc trong đầu nhất. Chọn một chỗ, giấy hay ứng dụng, để đặt danh sách ấy ra ngoài. Sau hai tuần, hỏi người từng nhớ nhiều nhất xem có nhẹ hơn không.
Ai muốn tìm hiểu thêm có thể đọc Personal Kanban hoặc The Secrets of Happy Families, rồi chọn phần hợp với nhà mình.
Câu hỏi thường gặp
Nên dùng bảng giấy hay ứng dụng để quản lý việc nhà?
Bảng giấy hợp với nhà có trẻ nhỏ, ông bà và việc lặp lại vì ai cũng nhìn thấy. Ứng dụng hợp với người lớn bận rộn, việc phát sinh lúc ở ngoài và lịch thay đổi. Nhiều nhà dùng cả hai cho hai loại việc khác nhau.
Bảng kanban gia đình là gì?
Là bảng chia ba cột Cần làm, Đang làm, Xong; mỗi việc là một thẻ hoặc nam châm chuyển dần từ trái sang phải. Cách này mượn từ hệ thống kanban do Taiichi Ohno phát triển ở Toyota.
Làm sao để danh sách việc nhà không bị bỏ quên?
Treo hoặc đặt ở chỗ cả nhà thấy hằng ngày, viết việc cụ thể và ngắn, để mọi người cùng cập nhật, và xem lại mỗi tuần một lần trong buổi họp nhanh cả nhà.
Trẻ chưa biết chữ thì dùng danh sách việc thế nào?
Dùng thẻ vẽ hình hoặc nam châm màu cho từng việc, như hình đôi giày cho việc xếp dép. Trẻ chuyển thẻ sang cột "Xong" khi làm xong, không cần đọc chữ.
Có nên chấm điểm ai làm nhiều việc nhất trên bảng?
Không nên. Bảng việc là để nhắc nhau và chia việc, không phải để so ai giỏi hơn. Khi bảng thành chỗ bắt lỗi hay thi đua, mọi người, nhất là trẻ, sẽ né nó.
